Projekty IT: Fixed Price vs Time and Material

Najważniejsze parametry każdego projektu IT to czas, jakość i budżet. Jak znaleźć między nimi idealny balans? Analizujemy dwa najpopularniejsze sposoby realizacji i rozliczania projektu IT.

Z tego tekstu dowiesz się:

• Na czym polega model rozliczania Fixed Price
• Na czym polega model rozliczania Time&Material
• Jakie są różnice między Fixed Price a Time&Material

Fixed Price

W tym modelu wszystkie kluczowe parametry finalnego produktu są ustalane na początku współpracy. Precyzyjnie ustalone zostają zakres i specyfikacja rozwiązania IT, jego cenę i czas dostarczenia. W wielu przypadkach jest to bardzo dobre podejście. Szczególnie dla małych i średnich projektów gdzie większość założeń można precyzyjnie przedstawić w zamówieniu. Zamawiający angażuje swój czas w większości przypadków głównie na starcie projektu przy definiowaniu specyfikacji oraz podczas zakończenia poszczególnych etapów i całego projektu.

Przykład realizacji w oparciu o fixed price:

Dla jednego z klientów przygotowaliśmy serwis www promującego jego usługi i ułatwiający kontakt z klientami. Klient miał już przygotowane treści oraz dość precyzyjnie wiedział czego potrzebuje. Wspólnie dopracowaliśmy szczegółową specyfikację techniczną i zakres projektu. Wdrożenie włącznie z projektami graficznymi trwało 5 tygodni. Poza uzgodnieniami dot. umowy, projektów graficznych i odbiór graficznych zamawiający nie musiał się angażować i po prostu odbierał informacje o postępie prac.

Zalety fixed price:

• Precyzyjnie określona cena i termin realizacji, ustalone na sztywno.
• Brak konieczności osobistego zaangażowania się w realizację.
• Większa odpowiedzialność po stronie realizujące projekt softwarehouse.

Wady fixed price:

• Błędy w specyfikacji.
• Zmiana założeń podczas po rozpoczęciu prac jest niemożliwa lub bardzo kosztowna.
• Zaniedbanie komunikacji z wykonawcą.
• Zmiana otoczenia biznesowego w momencie publikacji projektu, co czyni go mało atrakcyjnym.

Podsumowując rozwiązanie to cechuje bardzo duża przewidywalność, ale i kilka ryzyk. Można je zminimalizować przez wykonanie analizy przedwdrożeniowej, która dla większych projektów jest często koniecznością. Dodatkowo warto zadbać o dobrą komunikację (ustalić odpowiedzialne za nią osoby, kanały komunikacji np. Slack/Jira/Redmine oraz jej częstotliwość).

Time&Material

Ten sposób realizacji projektów cenią sobie zamawiający, którzy wiedzą jaki chcą osiągnąć efekt biznesowy. Kwestia tego jak zostanie on osiągnięty pozostaje w gestii ustaleń z wykonującym zlecenie softwarehousem. Podejście takie pozwala na szybszy start projektu, większa jest także elastyczność we wprowadzaniu zmian podczas jego trwania. Zamawiający płaci tylko i wyłącznie, za rzeczywiście wykonane prace i ma duży wpływ na każdy z realizowanych etapów projektu. Prace rozliczane są w oparciu o stawkę godzinową.

Przykład Time and Material

Projekt IT przewidujące realizację serwisu www i aplikacji mobilnej dla firmy oferującej kursy online. Z uwagi na dużą konkurencję zamawiający postanawia zbudować swoją przewagę w oparciu o unikalne funkcjonalności. Projekt jest rozpisany na kilka miesięcy a jego głównym celem jest dostarczenie rozwiązania oferującego dobry UX i ułatwiającego konwersje. Cel projektu jest dobrze znany, ale w trakcie realizacji trzeba na bieżąco realizować na liczne zmiany np. nowe metody transmisji online, wzrost popularności określonych systemów płatności, nowinki wprowadzana przez konkurencje. W podejściu FixedPrice takie zmiany w trakcie realizacji oznaczałby by bardzo wysokie koszty lub w ogóle nie byłyby możliwe.

Zalety Time&Material

• Elastyczność realizacji, pozwalająca dostarczyć na rynek, dokładnie taki produkt jakiego oczekują finalni klienci.
• Znana stawka godzinowa.
• Podział odpowiedzialności między softwarehouse i zamawiającego.

Wady Time&Material

• Konieczna regularna komunikacja z wykonawcą.
• Konieczność wyznaczenia kamieni milowych lub MVP by utrzymać termin i koszty pod kontrolą.
• Wymagana okresowa weryfikacja początkowych założeń.
   

Zaletą projektów Time&Material są bardzo dobrze dopracowane produkty i usługi.  Ryzykiem zaś  możliwość wydłużenia się czasu realizacji z uwagi na wprowadzane zmiany oraz końcowy koszt realizacji. Dlatego niezwykle ważna jest bliska współpraca zamawiającego z softwarehousem. Zaangażowanie obu stron i stała komunikacja są konieczne by weryfikować początkowe założenia i utrzymywać odpowiedni cel projektu. Obawy dotyczące finalnych kosztów oraz terminu realizacji można rozwiązać przez uzgodnienie MVP i cappingu (ustalenie nieprzekraczalnej ceny).

Co wybrać: Fixed Price vs Time&Material

Fixed price świetnie się sprawdzi gdy potrafimy precyzyjnie określić zakres projektu i jego specyfikację. Można go stosować również do dużych projektów, ale licząc się z ryzykiem wysokich kosztów i opóźnień, jeśli w trakcie pojawią się zmiany. Time&Material pozwala na spore oszczędności ale wymaga stałego zaangażowania we współpracę z softwarehousem. Dlatego nieraz podczas współpracy firmy decydują się na połączenie zalet obydwu podejść. Przed startem prac określane jest MVP projektu, które powstaje w systemie fixed price, natomiast wszelkie prace rozwojowe umieszczane są w backlogu i rozliczane jako time&material. Pozwala to możliwie szybko wprowadzić usługę na rynek, a następnie ją ulepszać w przewidywalny i przystępny cenowo sposób.