CMS dla uczelni wyższych

Portale uczelni wyższych muszą sprostać jednocześnie wielu wyzwaniom. Zróżnicowane zestawy treści kierowane są jednocześnie do studentów, wykładowców i pracowników uczelni. Jednocześnie serwis www powinien skutecznie wspierać działania rekrutacyjne dla przyszłych studentów oraz być atrakcyjną wizytówką do współpracy z biznesem. W praktyce oznacza to bardzo złożoną architekturę i konieczność zapewnienia przez CMS dużych możliwości zarządzania operacyjnego prezentowanymi informacjami.

Uczelnie wyższe starają się dopasować swoje strony www do aktualnych trendów i skutecznie realizować stawiane przed nimi cele. Jedną z najważniejszych zmian, jest transformacja dotychczasowych stron www w multimodalne portale. Wynika to zarówno z potrzeb biznesowych ale również ze sposobu w jaki obecnie przeglądany jest internet. 

Multimodalność oznacza w tym przypadku odejście od dominacji treści tekstowych, które uzupełniano ilustracjami na rzecz czynników niewerbalnych i związanych z designem. Teksty, które wcześniej odgrywały rolę pierwszoplanową stają się kontrolowane przez wymagania dotyczące projektowania wizualnego.¹

Eksperci softwarehouse Inovatica zrealizowali multiportale, dedykowane rozwiązania i aplikacje mobilne m.in. dla Uniwersytetu Łódzkiego, Uniwersytetu Medycznego czy Politechniki Łódzkiej. Na podstawie zgromadzonego know-how zdefiniowaliśmy kilka kluczowych potrzeb, które warto brać pod uwagę podczas realizacji www dla uczelni wyższych.

CMS open source vs dedykowany

Ponieważ multiportal dla szkolnictwa wyższego obejmuje zazwyczaj niestandardowe funkcje, wstępnie skonfigurowane ustawienia, zróżnicowane uprawnienia dostępu i regularne aktualizacje oraz bardzo rozbudowaną strukturę pierwszy wybór to dedykowany CMS lub  jedno z rozwiązań na licencji open source.

Zaletą rozwiązania szytego na miarę jest jego dopasowanie do potrzeb zamawiającego. Niestety z tego samego powodu jest to rozwiązanie droższe i obarczone dużym ryzykiem. Wybór taki zmusza zamawiającego do akceptacji zwiększonego ryzyka wynikającego ze związania się z konkretnym dostawcą na wiele lat. CMS oparte na licencji open source zapewniają znacznie większą elastyczność, a możliwości dopasowania ich do swoich potrzeb są więcej niż satysfakcjonujące.

Platformą, która najlepiej spełnia oczekiwania multiportali według naszych ekspertów jest TYPO3 CMS- To narzędzie od początku zaprojektowane do obsługi serwisów o złożonej strukturze, posiadające możliwość konfiguracji dla wielu języków oraz rozbudowany system zarządzania uprawnieniami dla redaktorów. Za tym wyborem przemawia również fakt, że jest to CMS chętnie wybierany przez uczelnie wyższe ze Skandynawii i niemieckojęzyczne gdzie kwestie UX, efektywności i bezpieczeństwa mają priorytetowe znaczenie  - ocenia Krzysztof Majchrzak, TYPO3 developer w Inovatica.

Ma to szczególne znaczenie gdy weźmiemy pod uwagę, że uczelnia wyższa przestaje być wyłącznie miejscem zdobywania wiedzy, ale pełni rolę hubu łączącego kształcenie z realizacją prac badawczo-rozwojowych, współpracą z biznesem oraz administracją publiczną.² Wiele uczelni wyższych zmaga się również z wyzwaniami jakie stają przed pracodawcami poszukującymi i chcącymi utrzymać wyspecjalizowaną kadrę.

Wszystkie te zagadnienia muszą znaleźć swoje odzwierciedlenie w internetowej przestrzeni jaką są internetowe multiportale.

Etapy wdrożenia multiportalu

Aby wykorzystać potencjał jaki daje nowoczesny CMS i komunikacja online warto starannie zdefiniować kluczowe grupy interesariuszy. Wiedza o potrzebach użytkowników będzie miała kluczowe znaczenie podczas większości z głównych etapów pracy nad projektem: 

• zdefiniowanie grup interesariuszy;
• określenie potrzeb kluczowych grup;
• analiza funkcjonalna aktualnego serwisu (jeśli istnieje);
• opracowanie makiet, systemu nawigacji; UX, oraz grafik; testy użyteczności;
• opracowanie i wdrożenie serwisu, w tym dostarczenie odpowiedniego oprogramowania wraz z wymaganymi licencjami;
• integracje z istniejącymi systemami, z którymi zaistnieje potrzeba komunikacji i wymiany danych;
• testy wewnętrzne i z użytkownikami końcowymi, ew. poprawki przed publikacją;
• dostarczenie kompletnej dokumentacji wdrożeniowej, przeprowadzenie wymaganych szkoleń;
• obsługa powdrożeniowa.

Jeśli to tylko możliwe warto zaplanować spotkania z docelowymi użytkownikami. Profesjonalnie poprowadzone badania UX pomogą zweryfikować posiadane hipotezy i przygotować multiportal odpowiadający na rzeczywiste oczekiwania. Spotkania z użytkownikami reprezentującymi zróżnicowane grupy odbiorców powinny zostać powtórzone przed publikacją. Pomaga to zoptymalizować serwis w obszarze UX, co powinno być czynnością realizowaną cyklicznie.

Dostępność na najwyższym poziomie 

Przepisy o szkolnictwie wyższym jasno wskazują, że jednym z podstawowych zadań uczelni jest zapewnienie osobom niepełnosprawnym warunków do udziału w procesie rekrutacji i nauce. W kontekście stron www oznacza to konieczność realizacji wytycznych WCAG (ang. Web Content Accessibility Guidelines). Zostały one opracowane przez międzynarodowe grono ekspertów i określają sposoby publikowania treści na stronach internetowych, tak aby były one dostępne dla osób z różnymi rodzajami niepełnosprawności. 

WCAG dzieli dostępność stron na trzy poziomy:

• A wytyczne, które muszą zostać spełnione (brak ich spełnienia oznacza niedostępność treści dla pewnych grup);
• AA wytyczne, które powinny zostać wdrożone (brak ich spełnienia oznacza dla pewnych grup znacząco utrudniony dostęp do treści);
• AAA wytyczne, które mogą zostać spełnione (ułatwiają nawigację po stronie osobom o szczególnych potrzebach).

Najczęściej spotykane rozwiązania, które zwiększają dostępność serwisów www to np. możliwość zmiany kontrastu, powiększanie treści, audiodeskrypcja i możliwość pełnej nawigacji wyłącznie z wykorzystaniem klawiatury.

Uprawnienia zespołu redakcyjnego

Zarządzanie cyfrowym kampusem powinno być łatwe i realizowane samodzielnie przez redaktorów podczas codziennej pracy. CMS TYPO3 pozwala dodawać i edytować treści bez znajomości programowania. Cechuje go szybka implementacja, zoptymalizowane przepływy pracy i inteligentne funkcje administracyjne. Na czym dokładnie one polegają:

• Możliwość tworzenia zróżnicowanych ról edytorskich. Definiowanie czy dana osoba ma dostęp do danego obszaru w CMS i jak funkcje może w nim realizować np. edytowanie, dodawanie/usuwanie treści, wyłącznie przeglądanie.
• Zróżnicowanie poziomu dostępu - ukrywamy cały obiekt danego typu (strona, aktualność, wpis bloga, profil użytkownika) lub tylko poszczególne jego pola/atrybuty.
• Możliwość tworzenia wieloosobowych zespołów edytorskich w oparciu o zdefiniowanej role.
• Edytor zawiera historię wprowadzanych zmian wraz z informacją kto je zatwierdził.
• Możliwość cofania zmian lub przywracania usuniętych elementów z zachowaniem pełnej integralności z powiązanymi elementami.
• Powiadomienia i blokady modyfikacji elementów serwisu, które są edytowane przez innego redaktora.
• Moduł umożliwiający zdefiniowanie etapów procesu redaktorskiego: przygotowanie treści, zatwierdzenie i korekta, publikacja.

Duża elastyczność w zarządzaniu www oraz łatwość podziału obowiązków pozwala zaoszczędzić znaczną ilość czasu wykładowcom i obniżyć koszty operacyjne.

Bezpieczny CMS

Funkcjonalności i produktywny przepływ pracy muszą być połączone z wysokim poziomem bezpieczeństwa. Zabezpieczone powinny być w pierwszej kolejności wrażliwe dane osobowe oraz sam multiportal. Oto kilka wskazówek jak wstępnie zabezpieczyć serwis www uczelni:

• Zadbaj o kontrolę dostępu. Ogranicz logowanie na podstawie adresu IP, domeny i uprawnień użytkowników opartych na rolach dla administratorów i redaktorów.
• Korzystaj z algorytmów szyfrowania, takich jak Argon2 i PBKDF2. 
• Wrażliwe pliki powinny być przechowywane poza katalogiem głównym sieci i wymagać dodatkowych praw dostępu.
• W celu ochrony danych o znaczeniu krytycznym i wrażliwych danych użytkowników uruchom resetowanie hasła z zaplecza TYPO3 oraz wieloskładnikowe uwierzytelnianie.

TYPO3 w połączeniu z obszerną bazą gotowych rozszerzeń oferuje łatwy sposób na stworzenie bezpiecznego środowiska działającego równolegle z widoczną publicznie stroną internetową. Wiele funkcji odpowiedzialnych za bezpieczeństwo jest domyślnie aktywnych w CMS, warto jednak samodzielnie zadbać o optymalną konfigurację we własnym zakresie.

Wydajność systemu zarządzania treścią

Serwisy online uczelni wyższych codziennie muszą obsługiwać bardzo duży ruch, generowany przede wszystkim przez studentów. Przykładowo Uniwersytet w Wiedniu, który publicznie udostępnił swoje statystyki, musi się liczyć z potrzebami 93 000 studentów i blisko 10 000 pracowników. Panel zarządzania CMS TYPO3 obsługuje dla nich ponad 1 000 domen, serwując 570 000 newsów. Informacje dla odwiedzających wiedeński uniwersytet online są prezentowane w 32 językach - wszystkie zarządzane z centralnego panelu CMS TYPO3. 

Dla tak złożonych multiserwisów nie wystarczy zapewnić wydajny hosting, odpowiednie rozwiązania gwarantujące wydajność muszą być zapewniane już na poziomie samego CMS. Jednocześnie serwisy uczelni wyższych charakteryzować powinna płaska struktura, tak by dotarcie do odpowiedniej informacji możliwe było w nie więcej niż 3 kliknięcia.

Utrzymanie i gwarancja

Nawet najlepiej przygotowany serwis wymaga stałej opieki i podążania za zmieniającymi się trendami. Wiele nowości można zaimplementować samodzielnie z poziomu CMS. Wybierając jednak platformę dla nowego serwisu warto też uzgodnić z wykonawcą jak ma wyglądać współpraca po publikacji projektu. Gwarancja jest pomocna wyłącznie w przypadku awarii lub wykrytych błędów ale nie zapewni nam aktualizacji. Dobrym pomysłem jest opracowanie planu dalszego rozwoju multiportalu, zaplanowanie na to co miesiąc określonej ilości godzin po stronie zespołu własnego jak i wykonawcy.

Domyślnie projekt TYPO3 przewiduje dwuletni cykl życia głównych wersji CMS, natomiast po tym czasie możliwa jest subskrypcja płatnych aktualizacji dla niewspieranej już oficjalnie wersji. Jednak, żeby nie zostać w tyle za światem kolejne wersje TYPO3 wydawane są regularnie, a aktualizacja z migracją istniejących treści jest prosta i bezpieczna.

Podsumowanie

Ilość elementów, które składają się na sukces multiportalu może być przytłaczająca. W tym tekście przedstawiliśmy wyłącznie wierzchołek góry lodowej. Dla przypomnienia oto elementy CMS, do których trzeba przywiązywać szczególnie dużą wagę:

• możliwość implementacji dobrych praktyk UX i designu przygotowanego w pierwszej kolejności pod urządzenia mobilne;
• dostępność (WCAG);
• wielojęzyczność;
• precyzyjne zdefiniowanie uprawnień i ról redaktorów;
• integracje (LDAP i inne);
• dwuskładnikowa autentykacja;
• optymalna konfiguracja sieci przeznaczonej do obsługi systemu;
• rozszerzenia wspierając SEO.

Dobry, efektywny multiportal to nie tylko nowoczesna i zorientowana na grupę docelową nawigacja. To przede wszystkim zmiana sposobu myślenia i postawienie w centrum zainteresowania użytkownika a nie instytucji. 

1 A walk through the multimodal landscape of university websites; Renáta Tomášková, Brno Studies in English, Volume 41, No. 1, 2015

2 Universities and innovation ecosystems: a dynamic capabilities perspective; Arrow Sohvi Heaton, Donald S Siegel, David J Teece; Industrial and Corporate Change, str. 921–939, 2019